Birokrasi: Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Model

Kita sering mendengar istilah birokrasi, terutama dalam instansi pemerintahan. Kita juga mengenal bahwa orang yang bekerja dalam instansi pemerintahan disebut sebagai birokrat. Maka itu dalam jabatan pemerintahan atau jabatan publik dibagi dalam dua jenis, yaitu jabatan politik dan jabatan birokratik.

Birokrasi adalah istilah umum yang digunakan di banyak organisasi. Ini adalah sistem manajemen yang digunakan terutama di organisasi besar. Tetapi itu tidak berarti organisasi berukuran kecil tidak dapat atau tidak mengoperasikan sistem birokrasi. Setiap kali ada struktur komando piramidal, maka itu adalah bukti yang jelas bahwa perusahaan tersebut menjalankan sistem birokrasi.

Pengertian Birokrasi

Birokrasi menggambarkan suatu perusahaan dengan struktur manajemen yang kompleks. Dengan kata lain, ini mengikuti proses dan sistem berlapis-lapis dengan tujuan utama melakukan sesuatu dengan cara yang benar dan mencapai hasil yang diharapkan.

Oleh karena itu, metode dan sistem akan tampak sedikit lebih rumit, tetapi tujuan utama merancang sistem ini adalah untuk memastikan keseragaman dalam semua operasi dan kegiatan dalam perusahaan tersebut.

Birokrasi juga merupakan sistem yang biasa ditemukan di organisasi yang lebih besar atau lebih kompleks seperti lembaga pemerintah atau banyak organisasi multi-nasional. Dan langkah-langkah otoritas yang ditetapkan dalam sistem birokrasi tersedia untuk memastikan tidak ada bentrokan antara bawahan dan atasan mereka.

Namun, contoh khas birokrasi adalah prosedur keselamatan yang diadopsi oleh perusahaan minyak terkemuka. Mereka biasanya membuat pedoman khusus yang memaksa karyawan untuk melakukan pemeriksaan keselamatan yang diperlukan sebelum bekerja di rig minyak. Dan bahkan jika atasan tidak hadir untuk menegakkan prinsip, karyawan sudah tahu hal yang benar untuk dilakukan.

Struktur komando piramida yang diikuti organisasi birokrasi dapat membantu dalam banyak kesempatan. Itu membuat perusahaan menjadi lebih terorganisir dan mengamati formalitas tingkat tinggi dengan cara di mana ia beroperasi.

Hal lain tentang organisasi birokrasi adalah bahwa keputusan tidak pernah dibuat tanpa mengikuti proses hukum. Setiap departemen memiliki bagan organisasi yang spesifik, sehingga setiap karyawan atau eksekutif mengetahui tempatnya di dalam departemen tersebut.

Bagan membantu mereka untuk memahami tingkat otoritas yang mereka miliki dan sejauh mana mereka dapat menggunakannya juga. Singkatnya, birokrasi adalah sistem yang diharapkan tidak hanya sangat efektif. Itu juga harus sangat teratur dan transparan dalam semua aspek.

Tugas Birokrat 

Birokrasi melakukan banyak sekali tugas dan membantu menjaga roda organisasi tetap berputar. Mereka melakukan beragam fungsi, tidak hanya sebagai panitera, terutama birokrat pemerintah. Mereka mengajar dan juga dapat memantau berbagai kegiatan di pemerintahan seperti bagaimana para kandidat mengumpulkan dana dan operasi penting lainnya.

Birokrat apakah di pemerintahan atau organisasi swasta menerapkan kebijakan. Mereka menegakkan aturan, kebijakan atau keputusan yang dibuat oleh pemerintah. Ada juga tingkat perbedaan tentang bagaimana tindakan birokrat. Beberapa diketahui menerapkan kebijakan dengan menyusun aturan terpisah sementara yang lain hanya membuat rencana tersedia untuk orang-orang tanpa deskripsi atau perubahan.

Fungsi Birokrasi

Birokrasi memiliki banyak fungsi yang perlu dipahami untuk manajemen yang efektif. Di bawah ini adalah beberapa fungsi yang dialami di sebagian besar lembaga pemerintah termasuk perusahaan swasta.

1. Menjalankan Tugas Administrasi

Birokrat membantu melakukan administrasi sehingga misi organisasi dapat terlaksana dengan baik seperti yang direncanakan. Birokrasi duduk di belakang meja untuk menyusun dokumen yang diperlukan untuk tujuan tersebut.

Oleh karena itu, salah satu fungsi birokrasi adalah administrasi yang sangat penting untuk keberhasilan implementasi kebijakan apa pun yang diinginkan oleh karyawan atau bawahan yang diketahui atau diadopsi oleh karyawan atau bawahan.

2. Memproses Pengembalian Pajak

Di lembaga pemerintah yang menangani masalah pajak, birokrat dapat membantu memproses pengembalian pajak dan juga melaksanakan pengembalian pajak.

3. Implementasi Kebijakan

Fungsi birokrasi lainnya adalah untuk mengimplementasikan kebijakan. Birokrat tidak membuat kebijakan. Bukan tempat mereka untuk membuatnya, melainkan memastikan bahwa setiap orang yang terkena dampak sistem mematuhinya.

Seorang birokrat dapat menyusun dokumen kebijakan atau proposal legislatif yang harus melewati otoritas yang lebih tinggi dalam suatu pembentukan pemerintah baik untuk presiden atau kongres.

Sekali lagi, fungsi birokrasi lainnya adalah untuk menafsirkan kebijakan sehingga orang yang terkena dampaknya dapat memiliki pemahaman yang lebih baik.

Model Birokrasi

Model birokrasi memberi pelaku bisnis atau organisasi sebuah wawasan yang dianggap berharga dan ide-ide perangkap umum. Tetapi kemudian, setiap kali istilah "model birokrasi" disebutkan, fokusnya selalu pada pemerintah.

Cara paling sederhana untuk memahami apa yang dibutuhkan oleh model birokrasi adalah melalui berbagai lembaga pemerintah. Organisasi militer adalah contoh yang sangat baik dari agen pemerintah untuk digunakan. Model ini menunjukkan bagaimana keputusan dibuat, atau pelaporan diturunkan dari eksekutif puncak ke bawahan secara teratur.

1. Diferensiasi

Diferensiasi bukan model birokrasi baru. Ini telah ada dan digunakan di beberapa organisasi yang ada berabad-abad yang lalu. Ketika sebuah organisasi baik publik, swasta atau nirlaba memiliki berbagai departemen, maka ada birokrasi.

Masing-masing departemen memiliki peran penting dalam kelangsungan perusahaan. Misalnya, sebagian besar agen atau organisasi mungkin memiliki departemen yang berbeda seperti penjualan, pemasaran, logistik, gudang, dan bahkan layanan pelanggan.

2. Spesialisasi

Satu hal unik tentang birokrasi adalah pengakuan para spesialis di berbagai departemen. Singkatnya, orang-orang yang dianggap spesialis atau ahli di bidangnya masing-masing diberi posisi manajemen puncak. Mereka juga dapat menerima paket yang lebih tinggi dari bawahan mereka.

Contoh yang baik adalah departemen akuntansi di banyak organisasi. Di departemen ini, Anda akan menemukan spesialis yang menangani tugas berbeda di dalam departemen yang dapat berkisar dari penanganan uang tunai, hutang dagang, piutang dagang, dan fungsi lainnya.

3. Sistem Pelaporan Vertikal

Model birokrasi juga melibatkan sistem pelaporan vertikal. Dan itu adalah sebuah sistem di mana mereka adalah pengarah urusan dalam suatu organisasi apakah publik atau pribadi memiliki otoritas atau kekuasaan tertinggi. Dan mereka yang dianggap sebagai bawahan memiliki kekuatan paling sedikit.

4. Pengambilan Keputusan

Dalam model birokrasi, keputusan juga diambil melalui sistem pelaporan vertikal. Dalam hal ini, karyawan atau pekerja di bagian bawah bagan wewenang tidak dapat hanya menyampaikan informasi kepada manajemen puncak. Itu harus datang melalui manajer tingkat menengah sebelum sampai ke eksekutif senior. Dan hal yang sama terjadi setiap kali manajer puncak ingin membuat keputusan. Itu melewati proses yang sama.

Leon Manua

Mata yang tak pernah kau tatap secara nyata

Bagikan Artikel ini