6 Langkah Utama Dalam Perencanaan

Mengingat pentingnya membuat perencanaan, menjadi penting juga untuk mengetahui bagaimana langkah-langkah untuk menyusun perencanaan. Banyak orang yang menyusun rencana hanya sekedar agar terlihat menjalankan fungsi manajemen tanpa mengetahui langkah-langkah yang harus dilakukan.

Berikut ini adalah urutan langkah-langkah dalam menyusun perencanaan yang sangat penting untuk dipelajari. Ini bertujuan agar rencana yang tersusun lebih sistematis serta efektif dan efisien.

1. Menentukan tujuan

Langkah pertama yang juga merupakan langkah yang sangat penting adalah menentukan tujuan. Ada banyak alasan mengapa menentukan tujuan sangat penting dalam menyusun perencanaan. Salah satunya adalah karena seluruh fungsi manajemen bermaksud untuk mewujudkan tujuan.

Tujuan memberikan alasan untuk melakukan berbagai kegiatan serta menunjukkan arah usaha. Selain itu tujuan memfokuskan perhatian manajer pada hasil akhir yang ingin dicapai. Oleh karena itu, tujuan harus dinyatakan dalam bahasa yang jelas, tepat dan tidak ambigu. Kalau tidak, kegiatan yang dilakukan pasti tidak akan efektif. Tujuan juga harus praktis, dapat diterima, bisa diterapkan dan dapat dicapai.

Jadi, jangan sampai kita sembarangan menentukan tujuan yang ingin dicapai. Pelajari dengan baik dan benar apa yang menjadi tujuan kita. Kemudian tuangkan dalam bahasa yang mudah dipahami sehingga orang-orang akan bekerja untuk mewujudkan tujuan itu karena mengerti apa yang ingin mereka capai bersama.

2. Menentukan tempat

Sebenarnya, tempat yang dimaksud bukanlah tempat secara fisik, tapi lebih kepada jalur yang akan ditempuh dalam menjalankan rencana yang telah tersusun. Secara awam kita bisa mengartikan bahwa tempat adalah koridor yang akan kita lewati dalam menjalankan rencana.

Dengan menentukan tempat berlangsungnya rencana, kita bisa melihat sejauh mana pekerjaan kita berjalan. Apakah sesuai dengan rencana awal ataukah sudah melenceng dari rencana. Hal itu juga akan menjadi bahwan evaluasi jika kita terpaksa harus bekerja keluar dari rencana yang sudah ditetapkan bersama.

Sebenarnya kita bisa dengan mudah menjalankan pekerjaan jika sudah menentukan tempat atau jalur dalam perencanaan. Sebagian besar orang akan menyusun prosedur kerja, job description, atau standar operasional dalam perencanaan agar setiap pekerjaan selalu berada dalam jalur yang sudah direncanakan.

3. Menyediakan alternatif

Agar perencanaan menjadi fleksibel dan selalu menyesuaikan dengan berbagai kondisi, sebaiknya kita juga perlu menyedikan alternatif secara terencana. Silahkan lakukan pilihan terhadap berbagai alternatif jika memang diperlukan.

Hal ini menjadi sangat penting karena kita selalu berhubungan dengan ketidakpastian. Apakah itu ketidakpastian sumberdaya maupun ketidakpastian eksternal seperti situasi politik, ekonomi, dan lainnya.

Namun dalam menentukan alternatif, kita juga perlu membertimbangkan berbagai hal. Itu termasuk konsekuensinya, serta untung dan ruginya. Karena alternatif dimaksudnya agar menyediakan pilihan lain jika pilihan utama mengalami kendala.

4. Membuat rencana turunan

Rencana turunan adalah penjabaran dari rencana utama. Kita perlu membuat rencana turunan agar bisa menjalankan rencana utama dengan baik. Biasanaya renana turunan ini dibuat sesuai tahapan untuk mencapai rencana utama. Sering juga rencana turunan dibuat berdasarkan indikator-indikator pembentuk rencana utama.

Sebagai contohnya, jika kita memiliki rencana utama untuk berwisata ke Jepang, maka kita perlu untuk menentukan rencana turunannya. Kita perlu memikirkan waktu perjalanan, jasa transportasi dan akomodasi yang akan dipakai, jadwal kegiatan di tempat wisata, serta menentukan durasi dari setiap lokasi wisata.

Itu sebagai contoh saja, sebab banyak orang yang berwisata tanpa menyusun rencana yang rinci. Karena dalam berwisata itu lebih penting menikmati perjalanan dan menikmati lokasi wisata saja. Hal-hal yang lain akan dilakukan sesuai situasi dan kondisi.

Namun tidak begitu jika menjalankan fungsi manajemen. Sebuah perusahaan tidak akan mengatakan bahwa beberapa hal akan dipikirkan sesuai situasi dan kondisi. Jika demikian, maka perusahaan atau organisasi tersebut bisa mengalami banyak kendala.

Itulah pentingnya menyusun rencana turunan, agar setiap hal yang akan dilakukan selalu berjalan sesuai rencana. Maksudnya juga agar pekerjaan lebih mudah dilakukan dan terlihat jelas apakah sesuai rencana atau tidak.

5. Membangun kerjasama

Rencana sudah tersusun secara jelas dan rinci, kini saatnya kita membangun kerjasama secara internal. Membangun kerjasama juga perlu dilakukan dalam perencanaan karena hanya dengan cara ini pekerjaan yang berbeda-beda akan tetap terhubung dan ketergantungan. Orang yang berbeda-beda akan saling menopang dalam bekerja.

Kerjasama juga bisa diartikan sebagai motivasi moral bagi kita untuk menjalankan recana demi tercapainya tujuan yang sudah kita tetapkan bersama.

6. Menilai rencana

Setelah rencana tersusun dan kerjasama terbentuk, maka penting bagi kita untuk melakukan penilaian terhadap rencana tersebut. Hal ini diperlukan agar kita bisa melihat rencana-rencana mana saja yang mampu dilakukan, bisa diterima, dan sesuai dengan tujuan.

Setiap rencana yang tersusun pasti belum sempurna jika belum dilakukan penilaian. Cara menilai rencana yang sudah disusun adalah dengan melakukan perbandingan dengan hasil evaluasi serta dengan cara mendengarkan rekomendasi dari setiap yang berkepentingan terhadap rencana yang telah disusun.

Demikianlah langkah-langkah utama dalam fungsi perencanaan.

Leon Manua

Mata yang tak pernah kau tatap secara nyata

Bagikan Artikel ini