Proses Pengawasan (Controlling)

Berikut ini proses pengawasan sebagai fungsi manajemen menurut Manjemen Study Guide (MSG):

Pembentukan standar

Standar adalah rencana atau target yang harus dicapai dalam menjalankan fungsi bisnis. Standar juga dapat disebut sebagai kriteria untuk menilai kinerja. Standar umumnya diklasifikasikan menjadi dua:

• Terukur atau nyata. Standar-standar yang dapat diukur dan dinyatakan disebut sebagai standar terukur. Mereka bisa dalam bentuk biaya, output, pengeluaran, waktu, laba, dan sebagainya.
• Tidak terukur atau tidak berwujud. Ada standar yang tidak dapat diukur secara moneter. Con Contohnya kinerja manajer, penyimpangan pekerja, sikap mereka terhadap suatu keprihatinan. Ini disebut sebagai standar tidak berwujud.

Pengawasan menjadi mudah melalui penetapan standar-standar ini karena pengawasan harus dilakukan berdasarkan standar.

Pengukuran kinerja

Langkah utama yang kedua dalam pengawasan adalah mengukur kinerja. Menemukan penyimpangan menjadi mudah jika menerapkan pengukuran kinerja yang aktual. Tingkat kinerja terkadang mudah diukur dan terkadang sulit. Pengukuran standar berwujud mudah karena dapat dinyatakan dalam satuan, biaya, persyaratan uang, dan lainnya. Pengukuran kuantitatif menjadi sulit ketika kinerja manajer harus diukur.

Kinerja seorang manajer tidak dapat diukur dalam jumlah. Itu hanya bisa diukur dengan indikator-indokator sebagai berikut:

• Sikap pekerja,
• Semangat bekerja,
• Perkembangan sikap dalam lingkungan fisik,
• Komunikasi mereka dengan atasan.

Kadang-kadang juga harus dilakukan melalui berbagai laporan seperti laporan mingguan, bulanan, triwulanan, ataupun tahunan.

Perbandingan kinerja aktual dan standar

Perbandingan kinerja yang aktual dengan target yang direncanakan sangat penting. Deviasi (penyimpangan, pembiasan) dapat diartikan sebagai kesenjangan antara kinerja aktual dan target yang direncanakan. Manajer harus menemukan sejauh mana penyimpangan dan penyebab penyimpangan.

Dengan mengetahui tingkat penyimpangan, manajer seharusnya mencari tahu apakah penyimpangan itu positif atau negatif atau apakah kinerja aktual sesuai dengan kinerja yang direncanakan. Manajer harus melakukan kontrol eksepsi.

Manajer harus mencari tahu penyimpangan yang berpengaruh dan penting untuk bisnis. Penyimpangan kecil harus diabaikan. Penyimpangan utama seperti penggantian mesin, penunjukan pekerja, kualitas bahan baku, tingkat keuntungan, dan lainnya harus dilihat secara bijak.

Oleh karena itu dikatakan, "Jika seorang manajer mengendalikan segalanya, ia akhirnya tidak mengendalikan apa pun." Misalnya, jika biaya alat tulis naik 5 hingga 10% di bawah masa pakai, itu dapat disebut sebagai penyimpangan kecil. Di sisi lain, jika produksi bulanan menurun terus-menerus, itu disebut sebagai penyimpangan utama.

Setelah penyimpangan diidentifikasi, manajer harus memikirkan berbagai penyebab yang menyebabkan penyimpangan. Beberapa penyebab terjadinya deviasi adalah sebagai berikut:

• Perencanaan yang salah,
• Koordinasi mengendur,
• Implementasi rencana tidak sempurna,
• Pengawasan dan komunikasi tidak efektif, dll.

Mengambil tindakan perbaikan 

Setelah penyebab dan tingkat deviasi diketahui, manajer harus mendeteksi kesalahan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan untuk itu. Berikut dua alternatif tindakan yang bisa dilakukan manajer:

• Mengambil tindakan korektif untuk penyimpangan yang telah terjadi.
• Setelah mengambil tindakan korektif, jika kinerja aktual tidak sesuai dengan rencana, manajer dapat merevisi target. Di sinilah proses pengendalian berakhir. Tindak lanjut adalah langkah penting karena hanya melalui mengambil tindakan korektif, seorang manajer dapat melakukan pengawasan.

Leon Manua

Mata yang tak pernah kau tatap secara nyata

Bagikan Artikel ini