Bentuk dan Pentingnya Fungsi Koordinasi dalam Manajemen

Bentuk Fungsi Koodinasi

Fungsi koordinasi manajemen memiliki dua bentuk koordinasi, yaitu koordinasi vertikal dan koordinasi horizontal. Berikut ini penjelasannya:

1. Koordinasi Vertikal

Koordinasi vertikal ditujukan untuk menghubungkan kegiatan di tingkat yang lebih tinggi dan tingkat manajemen yang lebih rendah untuk pencapaian tujuan organisasi. Parameter utama yang menentukan koordinasi vertikal yang efektif adalah:

• Tingkat formalisasi,
• Struktur hierarkis,
• Sentralisasi dan desentralisasi wewenang,
• Pendelegasian wewenang, dan
• Pembagian posisi operasional dan fungsional.

Formalisasi adalah sejauh mana kebijakan organisasi, taktik, aturan, uraian tugas dan dokumen resmi lainnya, di mana keputusan operasional yang jelas diambil. Ini menentukan perilaku yang diharapkan dari karyawan.

Tingkat sentralisasi otoritas mencerminkan konsentrasi tingkat atas dalam struktur organisasi. Pendelegasian wewenang adalah parameter lain dari koordinasi vertikal yang melibatkan pengalihan tanggung jawab dan wewenang untuk keputusan tingkat manajerial ke yang lain.

Tidak seperti desentralisasi yang berada di bawah gerakan tugas dan kekuasaan, delegasi bersifat sementara, mencakup periode yang ditentukan oleh manajer dan bawahan. Posisi operasional berarti pekerjaan atau fungsi yang membentuk struktur organisasi yang diinvestasikan dengan wewenang dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan utama organisasi.

Posisi fungsional dikaitkan dengan pekerjaan atau fungsi yang dirancang untuk memberikan pengetahuan khusus dan mendukung pekerjaan operasional.

2. Koordinasi Vertikal

Koordinasi horizontal dimaksudkan untuk menyelaraskan kegiatan dalam level hierarkis yang sama atau dekat, tetapi milik departemen yang berbeda. Frekuensi penggunaan meningkatkan tingkat penggandaan persyaratan pemrosesan informasi tautan horisontal yang berkaitan dengan produksi.

Dengan memfasilitasi transfer informasi antara sub-unit organisasi yang diposisikan pada tingkat yang sama, mekanisme koordinasi horizontal melengkapi tindakan koordinasi vertikal spesifik hierarki piramida tradisional.

Empat arah utama yang diketahui untuk mempromosikan koordinasi horizontal adalah:

• Sumber daya penyangga,
• Sistem informasi,
• Hubungan horizontal (kerja sama) dan
• Koordinator manajer.

Hubungan horisontal memfasilitasi penyelarasan karyawan ke tingkat hierarki yang sama, untuk mengatasi berbagi masalah yang rumit tanpa keterlibatan atasan. Karena pengembangan dan penyebaran garis hierarkis memudahkan jembatan antara departemen, kantor, departemen, bengkel dengan hubungan horizontal, kadang-kadang disebut "hubungan jembatan".

Cara utama untuk mewujudkan hubungan horisontal adalah sebagai berikut:

• Kontak langsung yang dilakukan antara manajer tingkat menengah atau lebih rendah untuk mengoordinasikan kegiatan dan menyelesaikan tugas-tugas kompleks,
• Koneksi melalui peran agen penghubung yang dilakukan oleh manajer yang menangani komunikasi yang efektif dan koordinasi terus menerus antara departemen yang melakukan tugas umum,
• Gugus tugas dan tim kerja antardepartemen adalah kelompok yang dibentuk untuk menyelesaikan masalah tertentu.

Ini memberikan arahan yang tepat untuk berbagai departemen organisasi dengan mengintegrasikan (menyatukan) berbagai kegiatan departemen untuk mencapai tujuan bersama atau tujuan organisasi.
Ini memfasilitasi motivasi.

Koordinasi memberikan kebebasan penuh kepada karyawan. Ini mendorong karyawan untuk menunjukkan inisiatif. Ini membantu mereka dalam mendapatkan kepuasan kerja melalui pencapaian tujuan dan dengan demikian menjadi termotivasi.

Pentingnya Fungsi Koordinasi

1. Membantu memastikan kesatuan tindakan dalam menghadapi kekuatan-kekuatan yang mengganggu

Dengan pengelasan bersama berbagai departemen dan bagian menjadi satu entitas, koordinasi memastikan stabilitas dan pertumbuhan organisasi. Ini memungkinkan para eksekutif untuk melihat organisasi secara keseluruhan, bukan tujuan penampang yang sempit. Kepentingan individu lebih rendah dari kepentingan bersama dengan lebih mudah dan efektif.

2. Mendorong semangat tim

Ada banyak konflik dan persaingan antara individu, departemen, antara garis dan staf, dll. Demikian pula, konflik juga antara tujuan individu dan tujuan organisasi. Fungsi koordinasi mengatur pekerjaan dan tujuan sedemikian rupa sehingga ada konflik minimum antara departemen dan individu. Ini mendorong karyawan untuk bekerja sebagai tim dan mencapai tujuan bersama organisasi.

3. Menghasilkan efisiensi dan ekonomi yang lebih tinggi dalam organisasi

Koordinasi membantu meningkatkan efisiensi operasi dengan menghindari upaya yang tumpang tindih dan duplikasi pekerjaan. Integrasi dan keseimbangan upaya individu memberikan kerja tim yang lancar dan harmonis. Ada efek sinergis fungsi koordinasi. Koordinasi juga meningkatkan efisiensi pekerja karena pekerjaan mereka tidak sia-sia dan menghasilkan hasil yang diinginkan.

4. Membuat pemanfaatan sumber daya yang optimal.

5. Membantu menghindari pekerjaan lintas tujuan karena menyatukan sumber daya manusia dan material organisasi.

Dengan cara ini membantu meminimalkan pemborosan sumber daya dalam organisasi dan dengan demikian memungkinkan pemanfaatan sumber daya secara optimal.

6. Membantu untuk mencapai tujuan organisasi dengan cepat dengan memastikan kerja yang sistematis dan lancar dalam organisasi

Semua pekerjaan dalam organisasi dilakukan secara terencana tanpa konflik.

7. Meningkatkan hubungan antar personalia dalam organisasi

Karena koordinasi dilakukan melalui orang-orang, dengan orang-orang dan antara orang-orang, itu membantu dalam menghilangkan kesalahpahaman antara orang-orang dan dengan demikian meningkatkan hubungan antar personalia antara karyawan. Upaya komposit dan tertib yang dibentuk melalui semangat tim dan kepemimpinan eksekutif memungkinkan karyawan untuk mendapatkan rasa aman dan kepuasan pribadi dari pekerjaan mereka.

8. Meningkatkan efektivitas organisasi

Koordinasi menumbuhkan loyalitas dan komitmen di antara karyawan. Ini meningkatkan efektivitas dan stabilitas organisasi. Menurut McFarland, “jika kepuasan kerja ada, eksekutif akan cenderung tetap lebih lama dengan perusahaan.

Mereka akan merasa mendapat tempat di organisasi. Mereka akan merasa bahwa mereka telah mendapatkan tempat itu. Kehadiran koordinasi menjadi bagian dari pengalaman kerja mereka dan karenanya dapat membentuk bagian yang sangat berguna dari pelatihan mereka. ”Dengan demikian, koordinasi sangat diperlukan untuk manajemen yang efektif.

9. Meningkatkan itikad baik organisasi.

Melalui fungsi koordinasi, kinerja organisasi meningkat dan menghasilkan barang yang lebih dapat diterima oleh pelanggan. Kinerjanya menghasilkan niat baik di antara para pemangku kepentingannya.

Leon Manua

Mata yang tak pernah kau tatap secara nyata

Bagikan Artikel ini