Konsep Dasar Fungsi Koordinasi dalam Manajemen

Di setiap organisasi, berbagai jenis pekerjaan dilakukan oleh berbagai departemen dan kelompok kerja dan tidak ada satu departemen atau kelompok kerja yang dapat diharapkan untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, menjadi penting bahwa kegiatan berbagai departemen dan kelompok kerja organisasi diselaraskan.

Fungsi manajemen ini dikenal sebagai fungsi koordinasi. Ini memastikan kesatuan tindakan di antara individu, kelompok kerja dan departemen, dan membawa keharmonisan dalam melaksanakan berbagai kegiatan dan tugas untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Konsep koordinasi selalu berlaku untuk upaya kelompok. Tidak perlu koordinasi ketika hanya satu individu yang bekerja. Dengan kata lain, fungsi koordinasi adalah pengaturan tertib upaya individu dan kelompok untuk memberikan kesatuan tindakan dalam mengejar tujuan bersama.

Dalam suatu organisasi, semua departemen harus beroperasi secara terpadu sehingga tujuan organisasi tercapai dengan baik. Fungsi koordinasi melibatkan sinkronisasi berbagai upaya dari berbagai departemen sehingga tujuan yang direncanakan tercapai dengan konflik minimum.

Signifikansi koordinasi sebagai fungsi manajemen terutama muncul dari kenyataan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh departemen dan kelompok yang berbeda merupakan bagian integral dari total pekerjaan di mana organisasi berada.

Tanpa upaya yang selaras atau kesatuan tindakan, pencapaian tujuan di beberapa departemen dapat berlawanan dengan departemen lain, atau waktu pencapaian mungkin tidak cocok dengan benar. Fungsi koordinasi manajemen mencegah tumpang tindih dan konflik sehingga kesatuan tindakan tercapai.

Fungsi koordinasi manajemen terdiri dari saling terkait berbagai bagian pekerjaan serta pekerjaan berbagai departemen. Ini melibatkan mengoordinasikan berbagai peran pekerjaan dan tanggung jawab karyawan sehingga mereka memiliki hubungan yang baik dengan rekan kerja sambil memberikan hasil. Ini juga terdiri dari pengembangan hubungan dengan pemangku kepentingan dan lingkungan di mana organisasi beroperasi.

Pentingnya fungsi koordinasi menjadi lebih penting ketika ukuran dan skala operasi besar di organisasi. Ini karena alasan berikut.

• Ketika ukuran dan skala operasi besar, ada lebih banyak orang dan kelompok kerja yang bekerja. Jadi ada kemungkinan yang lebih besar dari orang-orang yang bekerja di lintas tujuan karena tujuan unit dan sub-unit dapat dianggap lebih penting oleh mereka daripada tujuan organisasi. Ukuran yang besar juga dapat menyebabkan masalah pengawasan dan komunikasi. Karenanya mengoordinasikan kegiatan menjadi tugas utama manajemen dalam organisasi besar.
• Organisasi besar umumnya cenderung memiliki kegiatan yang berlokasi di tempat yang berbeda, yang mungkin tidak memungkinkan interaksi yang sering dan dekat di antara orang-orang. Oleh karena itu, kebutuhan untuk berkoordinasi menjadi lebih besar dan menjadi tanggung jawab utama bagi manajemen.
• Ukuran besar organisasi sering dikaitkan dengan diversifikasi kegiatan bisnis. Ini mungkin disebabkan oleh sejumlah besar jenis produk yang diproduksi. Karena itu, ada beberapa divisi dan sub-divisi kegiatan. Pada saat yang sama, ada juga peningkatan jumlah level manajerial dan pembagian tanggung jawab vertikal. Semua ini menjadikan fungsi koordinasi sebagai fungsi penting manajemen.

Karena fungsi koordinasi manajemen sangat penting, kadang-kadang disebut 'esensi' manajemen. Ini adalah fungsi manajer di semua departemen dan cabang organisasi, dan berlaku untuk semua tingkatan manajemen. Ini pada akhirnya membantu dalam rekonsiliasi tujuan, pencapaian total tujuan organisasi, dan pemeliharaan hubungan yang harmonis antara berbagai kelompok dan memastikan ekonomi dan efisiensi dalam organisasi.

Pengertian Fungsi Koordinasi Menurut Para Ahli

Menurut para ahli manajemen, fungsi koordinasi manajemen diperlukan karena itu mempengaruhi semua fungsi manajemen, yaitu, perencanaan, pengorganisasian, dan mengarahkan dan lainnya. Dan ini adalah prinsip utama manajemen dan semua prinsip lainnya termasuk dalam satu prinsip ini.

Pakar manajemen yang berbeda telah menggambarkan fungsi koordinasi manajemen dengan cara berikut.

• Koordinasi adalah pengaturan tertib upaya kelompok untuk memberikan kesatuan tindakan dalam mengejar tujuan bersama. - Mooney dan Reelay
• Koordinasi adalah integrasi beberapa bagian ke dalam lubang yang teratur untuk mencapai tujuan pemahaman. - Charles Worth
• Koordinasi adalah menyeimbangkan dan menyatukan tim dengan memastikan alokasi tugas yang sesuai untuk berbagai anggota dan melihat bahwa tugas dilakukan dengan harmoni di antara anggota itu sendiri. - Brech
• Tes pertama dari administrasi bisnis haruslah apakah Anda memiliki bisnis dengan semua bagiannya yang terkoordinasi, jadi bergerak bersama dalam kegiatan merajut dan menyesuaikan mereka, sehingga menghubungkan, saling mengunci, saling berkaitan, sehingga mereka membuat unit kerja itu bukan bentuk yang unik dari bagian-bagian yang terpisah, tetapi keseluruhan yang fungsional atau unit yang terintegrasi ”. - Mary Parker Follett

Menurut Mary Parker Follett, koordinasi adalah "Nilai tambah kelompok". Artinya, jika ada koordinasi yang baik antara kelompok maka pencapaian gabungan kelompok akan lebih besar dari total pencapaian kelompok individu, yaitu 3 + 2 = 6. Ini tidak mungkin di dunia fisik, tetapi mungkin dalam urusan manusia melalui koordinasi.

Pengaruh Fungsi Koordinasi dengan Fungsi Manajemen Lainnya

Koordinasi adalah elemen atau unsur integral dari semua fungsi manajerial. Ini adalah kekuatan tersembunyi yang mengikat semua fungsi manajemen lainnya. Ini diperlukan dalam setiap fungsi dan pada setiap tahap. Fungsi koordinasi tidak dapat dipisahkan dari fungsi lain seperti penjelasan berikut ini:

1. Koordinasi melalui perencanaan

Koordinasi adalah bagian dari perencanaan, karena ia memberi tahu apa yang harus dimasukkan dalam rencana yang baik dan bagaimana cara melaksanakannya. Perencanaan memfasilitasi koordinasi dengan mengintegrasikan berbagai rencana melalui diskusi timbal balik, pertukaran gagasan.

2. Koordinasi melalui pengorganisasian

Koordinasi adalah inti dari pengorganisasian. Ini adalah bagian dari pengorganisasian, karena mengambil pimpinan pertama. Bahkan ketika manajemen menugaskan dan mengelompokkan berbagai kegiatan ke departemen, mengoordinasikan kegiatan adalah yang terpenting dalam pikirannya.

3. Koordinasi melalui kepegawaian

Koordinasi adalah bagian dari kepegawaian, karena ini menentukan siapa yang akan menjadi staf dan penempatannya yang rasional. Manajemen selalu memastikan bahwa, untuk koordinasi yang lebih baik, jumlah personil yang tepat di berbagai posisi dengan jenis pendidikan dan keterampilan yang tepat diambil sehingga ada orang yang tepat di pekerjaan yang tepat.

4. Koordinasi melalui pengarahan

Koordinasi adalah bagian dari pengarahan, karena memberikan fokus yang jelas. Tujuan memberikan perintah, instruksi, dan bimbingan kepada bawahan hanya dilayani ketika ada keharmonisan antara atasan dan bawahan.

5. Koordinasi melalui pengendalian

Koordinasi adalah bagian dari pelaporan, karena membuatnya realistis. Manajemen memastikan melalui koordinasi bahwa tidak ada perbedaan dalam kinerja aktual dibandingkan dengan kinerja standar untuk mencapai tujuan organisasi.

Penerapan Fungsi Koordinasi

Fungsi koordinasi adalah fungsi penting untuk mencapai kinerja organisasi yang seimbang. Koordinasi komponen organisasi internal dan eksternal yang efektif dan efisien membantu mengurangi kompleksitas dan ketidakpastian internal dan eksternal dalam organisasi sehingga meningkatkan produktivitas, mengintegrasikan dinamika organisasi tingkat makro dan mikro, menghubungkan peran di antara kelompok organisasi intra dan intra, menjembatani kinerja dan kepercayaan di antara kelompok organisasi yang bersaing, dan mendefinisikan tugas organisasi dan pencapaiannya.

Dengan penerapan fungsi koordinasi yang efektif, maka akan diperoleh hal-hal sebagai berikut:

1. Ada definisi yang jelas mengenai kepentingan dan tujuan organisasi internal dan eksternal yang membantu dalam meningkatkan reputasi organisasi.
2. Ada pemanfaatan elemen organisasi eksternal dalam korespondensi dengan elemen organisasi internal. 
3. Ada pembentukan dasar jangka panjang untuk kinerja dan kepercayaan organisasi.
4. Ada pengamanan hubungan organisasi yang berkelanjutan di antara pihak-pihak yang tidak setara dalam situasi yang tidak jelas, yang sering ditandai dengan ketidakpastian. 
5. Ada pelembagaan tindakan yang membantu dalam mewujudkan visi organisasi. 
6. Ada generasi laba yang lebih tinggi melalui penciptaan fokus organisasi.
7. Ada penciptaan keahlian organisasi bersama dengan konten strategis.
8. Ada pembentukan keunggulan kompetitif bagi organisasi. 
9. Ada pembentukan struktur berorientasi hasil dalam suatu atau ganisasi.

Koordinasi yang lebih efisien di semua tingkat administrasi menghasilkan kohesi yang dicapai dengan cara yang lebih efisien karena koordinasi adalah alat kohesi. Implementasi fungsi koordinasi yang efektif dan efisien dalam organisasi memerlukan hal-hal berikut.

• Dibutuhkan profesional, kepemimpinan yang kompeten, gaya demokratis yang mengarah pada kepercayaan, komunikasi terbuka, dan kemudahan arus informasi.
• Perlu definisi konstan dan komunikasi misi dan tujuan yang dipahami oleh semua manajer.
• Dibutuhkan saluran komunikasi dua arah yang terbuka.
• Ini melibatkan suasana berbagi serta disepakati arah. Karena fungsi koordinasi yang efektif membutuhkan kerja sama dan komunikasi, teknik rapat masih merupakan format yang paling efektif untuk memastikan hubungan timbal balik di antara berbagai tanggung jawab pekerjaan.

Leon Manua

Mata yang tak pernah kau tatap secara nyata

Bagikan Artikel ini